Het rekeningschema is het hart van de boekhouding. Alles wat geboekt wordt in Incadea, moet immers op een van de rekeningen worden weggeschreven. Uiteraard is het rekeningschema gebaseerd op de regels van het MAR, maar er rest iedere concessie de vrijheid om zelf rekeningen aan te maken. Hierbij kan het gaan om rekeningen om effectief op te boeken, maar ook om rekeningen die het totaal weergeven van bepaalde klassen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je makkelijk één of meerdere rekeningen kan opzoeken, welke rekeningsoorten er zijn en ook waarom het belangrijk is dat rekeningen correct gedefinieerd zijn als balans- of resultatenrekening.

Rekening(en) opzoeken

Verschillende soorten rekeningen

Balans- of resultatenrekening?

Rekening(en) opzoeken

Om rekeningen op te zoeken, kan je terecht in het rekeningschema. Hier heb je het overzicht van alle gekende en gebruikte rekeningen in het systeem. Als je een specifieke rekening wilt zien, is het mogelijk om het rekeningnummer in te geven als filter. Dan krijg je alleen die ene rekening te zien.

Voorbeeld: rekening 701000

Geef je in het filterveld een gedeelte van een rekening in, krijg je natuurlijke alle rekeningen te zien waar dat gedeelte in voorkomt.

Voorbeeld: 701

Indien je 701* zou ingeven, krijg je alleen de rekeningen te zien ie beginnen met 701. Voor meer informatie i.v.m. filters, kan je in dit artikel terecht: https://portal.caryagroup.eu/hc/nl/articles/115000680324-Hoe-filters-gebruiken-in-zoekvelden

Om de bewegingen van een specifieke periode te zien, kan er ook gewerkt worden met een datumfilter. Deze kan ingevuld worden in de filters "Totalen beperken". Als voorbeeld geef ik de periode 01/05/20..30/09/20 in

Dit geeft volgend resultaat:

1 - Mutatie: In deze kolom geeft het systeem het totaal van de verrichtingen weer die IN de periode hebben plaatsgevonden op de rekeningen. In dit geval van 01/05/20 t.e.m. 30/09/20

2 - Saldo t/m datum: In deze kolom staat het saldo van de rekeningen t.e.m. de laatste dag die actief is in de datumfilter. In dit geval is dat 30/09/20.

3- Saldo: In deze kolom staat het saldo t.e.m. nu. De bedragen in deze kolom worden aangepast met elke verrichting die geboekt wordt in Incadea, ongeacht de filters die van toepassing zijn.

Uiteraard is het mogelijk om op nog meer zaken te filteren, maar de meest gebruikte filter, is de datumfilter.

Verschillende soorten rekeningen

Op de grootboekrekeningkaarten zelf, moet ingesteld worden welk soort rekening het is. Hierbij zijn er 5 keuzes, maar slechts 2 worden frequent gebruikt: "Rekening" en "Totaal".

Rekening

In het rekeningschema bevinden zich uiteraard de rekeningen waar op geboekt kan worden. Deze zijn aangemaakt als soort "Rekening". Op deze waarde zou ook gefilterd kunnen worden, om alleen de rekeningen te zien waarop men kan boeken. 

Totaal

Rekeningen die aangemaakt zijn als "Totaal" dienen alleen om extra structuur toe te voegen aan het rekeningschema en kunnen helpen om snel de som van boekingen te zien over verschillende rekeningen heen. Op de rekeningkaart moet ingesteld staan van welke rekeningen het systeem de som moet maken. Dat moet in het veld "samentelling".  Meestal is dit om de som te maken van een bepaalde klasse of groep.  Voorbeeld: 100000..199999 om het totaal van klasse 1 te berekenen.

Maar men kan evengoed een rekening aanmaken waarop men een optelling maakt van 6- en 7-rekeningen om een soort "bruto-marge" te berekenen en weer te geven in het rekeningschema. Dit zou een voorbeeld kunnen zijn van zo'n filter: 701000|609410.

Balans- of resultatenrekening?

Aangezien Incadea een internationaal programma is, kan het systeem niet zelf bepalen hoe een rekening zich moet gedragen. Daarom moet men zelf op de rekeningkaart ingeven of het een balans- of resultatenrekening is. Dit heeft doorheen het jaar geen impact en kan op elk moment aangepast worden, maar op het moment dat je een jaar wilt afsluiten en het systeem de afsluitingsboeking wilt laten voorbereiden, zal deze alle "resultatenrekeningen" salderen. Indien je een 34-rekening zou ingesteld hebben als resultatenrekening, zal deze ook mee gesaldeerd worden. Dit kan uiteraard niet de bedoeling zijn. Daarom dat een correcte creatie van een rekening belangrijk is.

Om te controleren of alle rekeningen correct zijn aangemaakt, kan je ook weer gebruik maken van filters. Je kan filteren op "Resultatenrekening" en als er dan rekeningen van de klasse 1 t.e.m. 5 zouden tussen staan, moet je deze corrigeren. Idem voor "Balans" en rekeningen van klasse 6 & 7.