MRT Connect via Incadea.DMS

Version Française

Dankzij de integratie van MRT Connect in Incadea.DMS is het aanvragen en opvolgen van werkplaatsaanvragen voor leasingvoertuigen een pak gebruiksvriendelijker geworden. Waar je voorheen via de aparte portal van Renta alle aanvragen en opvolging diende te beheren voor leasing maatschappijen, laat deze module je toe om rechtstreeks vanop het geplande order een aanvraag tot goedkeuring werken in te dienen. Je kan ook ten alle tijden via verschillende lijsten en kaarten de contractinformatie ophalen.
De goedkeuring van de werken kan op elk type order geconsulteerd worden via de voorziene factboxes en indien er bemerkingen en/of bijlagen dienen verzonden te worden, kan dit eveneens gebeuren.

De door de invoerder aangeleverde uurlonen en wisselstukken zijn grotendeels gekend in deze module, hierdoor worden taken en regels makkelijk herkend bij aanvragen. Dit laat een snellere behandeling toe van het dossier doordat deze herkende items vaak een automatische goedkeuring genieten. Uurlonen en wisselstukken die niet gekend zijn bij MRT zoals eigen referenties, vallen onder de code 7777 – Code analyse en zijn altijd onderworpen aan controle en manuele goedkeuring door de LM (Leasing Maatschappij).

Op termijn is het mogelijk dat vaak gebruikte codes ook geconfigureerd worden door Renta waardoor deze herkend worden en als dusdanig automatisch goedgekeurd worden.

1. Overzicht lopende dossiers

Via het rolcentrum - Mijn speciale functies - MRT Approval Dashboard kan je een overzicht verkrijgen van alle geplande en werkplaatsorders waarvoor een lopend dossier via MRT Connect gekend is.
Klik deze tweemaal aan om het volgende scherm te openen

In het volgende scherm kan je alle info m.b.t. het dossier vinden:

Work order No.: dossiernummer welke werd toegewezen door de LM via MRT
Scheduling order No.:  gepland ordernummer
Service order No.: werkplaats ordernummer
Bill-to Customer: facturatieklant
DT Request: datum en tijdstip van aanvraag werken
User Requested: gebruiker die de aanvraag heeft uitgezonden
Supplier Reference: DMS dossiernummer welke te zien is voor de leasingmaatschappij in MRT
Total invoice amount: totaal bedrag van werken die aangevraagd werden
Approved amount: bedrag welke werd goedgekeurd door de LM
Approved: werken goedgekeurd Ja/Nee *
DT Approved: datum en tijdstip van goedkeuring (laatste goedkeuring indien er meerdere aanpassingen zijn geweest)
User Approved Request: gebruiker die de status van het dossier laatst heeft opgevraagd (Get Status)
Closed: order afgesloten voor MRT Ja/Nee
DT Closed: datum en tijdstip van afsluiting dossier
User Closed: gebruiker die het order heeft afgesloten via DMS
Status: ontvangen status van de LM

* ongeacht of de werken volledig of gedeeltelijk goedgekeurd werden, zal de status op goedkeuring worden weergegeven. Het is dus belangrijk ook het goedgekeurde bedrag te vergelijken met het aangevraagde bedrag. Indien dit afwijkt is er een deel dat moet gecorrigeerd worden volgens de LM.

Je kan via deze weergave de MRT Approval Card oproepen (dubbelklik op de gewenste kaart), dan verschijnt de informatie/statuskaart van de aanvraag die ook via het order beschikbaar is. Deze geeft grotendeels dezelfde informatie weer als in de lijst, maar hierin kan je eveneens de communicatie tussen DMS en de LM vinden, van hieruit de werkkaart openen en de laatste status ophalen of andere acties ondernemen. 

Author Supplier: oorsprong DMS of de gebruiker (bv tekst of een bijlage die verzonden werd. 
Author Leasing Company: de leasingmaatschappij

Via het lint kan je onder Acties de verschillende communicatiemogelijkheden vinden tussen DMS en MRT:

Get Status: status van goedkeuring voor dit dossier ophalen.
Close Order: order sluiten voor MRT zodat het dossier kan gefactureerd worden
Send attachment: bijlage en opmerking verzenden, bv. nadat de LM foto's van de versleten onderdelen of detail van het onderhoud zou opvragen
Cancel MRT Order: aanvraag annuleren indien de werken uiteindelijk niet doorgaan. 

2. Controleren van voertuiggegevens

1. voer via de speciale functie MRT, Check Contract uit of via controleer contract zichtbaar in de factbox MRT Contract Info
2. open de beschikbare contractgegevens via de speciale functie Show contract information 

Het venster dat vervolgens verschijnt geeft alle beschikbare informatie weer die ook via het MRT online platform te raadplegen is. 

3. Voorbereiden van het dossier en aanvraag doorzenden

De info op het order dient opgesteld te worden volgens de aangeleverde pakketinformatie van BMW, hetzij via ISPA of AIR. De inhoud van het dossier zal in essentie op taakniveau aangeleverd worden aan de LM via MRT. Het is dus van uiterst belang dat de taken toegewezen worden aan de juiste facturatieklant voor het verzenden. Ook dienen de regels (onderdelen/uurlonen) gekoppeld te worden aan de overeenkomstige taken.
Regels die niet correct gekoppeld zijn, of taken die op een verschillende facturatieklant gekend staan, zullen niet doorgezonden worden.

Zodra alle info beschikbaar is op het order, kan je overgaan tot de verzending van je aanvraag. Dit via de speciale functie Ask Approval.

Indien er een standaard goedkeuring beschikbaar is voor de werken, zal je de status onmiddellijk zien verschijnen. Indien er zaken op de aanvraag te vinden zijn die niet gekend zijn bij de LM/ MRT zal dit manueel moeten goedgekeurd worden door de LM en zal je sporadisch de functie Show Approval Information moeten uitvoeren.

De info zal dan bijgewerkt en vertoond worden in de factbox onderaan. 

In het merendeel van de aanvragen zal de goedkeuring per direct toegewezen worden. De goedkeuringsstratus zal weergegeven worden na het uitvoeren van de speciale functie in de factbox MRT Order Goedkeuring. Indien de aanvraag omwille van een bepaalde factor niet automatisch kan goedgekeurd worden, zal de status gewijzigd worden naar 'in behandeling door LM'. Dit geeft aan dat een manuele tussenkomst/controle noodzakelijk is door de LM.

Hierna dient op geregelde basis de status gecontroleerd te worden. Dit kan door in het lint onder Acties - Get Status uit te voeren.

De info zal dan vernieuwd en weergegeven worden in de factbox op het order:

De statussen die mogelijk kunnen verschijnen zijn de volgende:

Nieuw
Gewijzigd
Akkoord
In behandeling bij LM
Niet goedgekeurd; bel LM
Geweigerd door LM
Niet goedgekeurd; aanpassing vereist
Niet goedgekeurd; LM belt
Vervallen
Vervallen akkoord
Vervallen niet akkoord

Op de regels van het order krijg je vervolgens een overzicht van welke werken al dan niet goedgekeurd werden. Dit via de kolom MRT Approval Status. Indien deze niet zichtbaar is, kan je deze toevoegen door op de kolommen rechtmuislik - kolommen kiezen. Selecteer deze vervolgens uit de lijst om toe te voegen.
Deze info zal het handiger maken om de nodige correcties door te voeren bij mogelijk weigering van de LM. 
Na elke wijziging dien je opnieuw de functie 'ask approval' uit te voeren om de data te verzenden. 

4. Communicatie via DMS met LM

Afhankelijk van de inhoud van het type dossier, kan het zijn dat de LM meer info opvraagt of commentaren gaat aanleveren. Deze zijn dan zichtbaar (na het ophalen van de status) in het veld MRT Order Comments.

Dit is de communicatietool die eveneens beschikbaar is op MRT online. Via het lint - Acties kan je gebruik maken van verschillende functionaliteiten om info aan te leveren.

Send attachment: document (PDF, foto's of andere gegevens opladen en verzenden als bijlage
Send comment: extra info aanleveren aan de LM of reactie terugsturen op een ontvangen commentaar

Opgelet: deze kunnen enkel gebruikt worden als de LM een reactie verwacht. Indien de status op 'in behandeling bij LM' staat, dien je eerst te wachten op een antwoord. Pas nadien kan je terugkoppelen met tekst of bijlage.  

5. Finale controle en boeken van de factuur

Zodra het order afgewerkt is, kan je dit voorbereiden voor boeking. Hier veranderd niets t.o.v. andere facturaties behalve dat het order automatisch gaat gesloten worden naar MRT toe eens de factuur opgemaakt gaat worden.
Controleer zeker nog een laatste maal de status voor dit MRT order voordat je gaat factureren. Indien er nog wijzigingen zijn doorgevoerd, zal je hiervoor opnieuw de aanvraag moeten verzenden (Ask approval), zodat de laatste info kan aangeleverd worden.

Het dossiernummer van MRT zal vervolgens verschijnen op de factuur zodat dit kan ingebracht worden in REI. Op latere basis zal ook de factuur automatisch verwerkt worden via REI. Meer info hieromtrent volgt later.

! Opgelet !
Onderhoudswerken/-dossiers die werden aangevraagd via DMS worden automatisch gesloten bij het opmaken van de factuur. Voor ALLE andere dossiers die nog via MRT Online verlopen, dienen jullie na afloop van de werken het dossier manueel te sluiten. Meer info is beschikbaar via de LM of via bijgevoegd document.