Grace à l'intégration de MRT Connect dans Incadea.DMS il est maintenant possible de faire toutes demandes entretiens/réparations pour véhicules leasing d'une façon plus agréable. Ce module vous permets de gérer les demandes et statu d'approbation depuis les commandes planifiés ou les commandes atelier. Il est également possible de faire une suivi depuis les listes et fiches véhicules à tous moments.
Les infos contrat/statu approbations peuvent être consultées sur chaque type de commande depuis les factboxes prévus. Il est également possible de fournir des fichiers ou commentaires envers la société leasing.
Les codes et pièces sont fournis par l'importateur et seront donc automatiquement reconnues dans ce module. Ceci facilitera le traitement des lignes et tâches utilisés dans DMS lors des demandes. Ceci permettra un traitement plus rapide lors d'une préparation d'une demande envers la société leasing comme ces codes seront automatiquement reconnus lors de la demande. Les MO's et pièces qui ne sont pas automatiquement reconnus par MRT comme des pièces propres, seront traduits vers le code '7777 - code analyse'. Ceci sera toujours soumis à un contrôle manuel de la société leasing. Une fois que les codes ont été définis par le leasing, le paramètre peut être configuré par eux et depuis-lors seront reconnus automatiquement.
1. Suivi dossiers ouvert
Sous votre tableau de bord - Mes fonctions spéciales - MRT Approval List vous pouvez consulter une liste de tous les commandes planifiés et commandes atelier pour lesquels une demande à été faite depuis DMS/MRT Connect. Double cliquez sur cette fonctions afin d'ouvrir l'apercu.
Dans cet aperçu vous trouvez les données concernant les dossiers/les demandes MRT en cours:
Work order No.: N°. dossier attribué par MRT Online/société leasing
Scheduling order No.: N°. commande planifié
Service order No.: N° commande atelier
Bill-to Customer: client facturation
DT Request: date et heure demande approbation
User Requested: utilisateur DMS qui à fait la demande approbation
Supplier Reference: N° dossier DMS
Total invoice amount: montant total des travaux prévus
Approved amount: montant approuvé par le leasing
Approved: travaux approuvés oui/non *
DT Approved: date et heure d'approbation (dernière approbation dans le cas au il y aurait eu plusieurs modifications)
User Approved Request: utilisateur qui a fait la dernière demande d'info (Get Status)
Closed: dossier clôturé pour MRT oui/non
DT Closed: date et heure de cloture dossier (se fait automatiquement lors de la facturation)
User Closed: utilisateur qui à clôturé le dossier MRT (utilisateur facturation)
Status: statu approbation reçu de la société leasing
* même si les travaux ont été partiellement approuvés, ceci sera également affiché comme 'approuvé'. Vérifiez bien que le montant des travaux prévus est égal au montant approuvé.
Depuis cet aperçu vous avez la possibilité d'ouvrir le MRT Approval Card (double-cliquez sur le dossier souhaité). Ensuite la fiche d'approbation s'ouvre sur laquelle les informations/statu de la demande sont visible. Ceci est également disponible via les commandes atelier. Cet aperçu affiche les mêmes informations que dans la liste, mais vous y trouverez également les communications entre DMS et la société leasing, vous pouvez y ouvrir la commande planifié/atelier et rafraichir le statu approbation et d'autres actions.
Author Supplier: d'origine DMS ou l'utilisateur (par ex. texte ou une piece jointe).
Author Leasing Company: la société leasing
Dans le ruban sous Actions se trouvent plusieurs moyen de communication entre DMS et MRT:
Get Status/Actualiser les informations sur le contrat: rafraichir le statu d'approbation sur ce dossier
Close Order: clôturer le dossier MRT afin que le dossier peut être facturé dans REI (fonction sera supprimée vu que ceci se fait automatiquement lors de la facturation).
Send attachment: envoyer un document (pdf, word, photos,..) et/ou commentaires, par ex. après remarque ou questions de la société leasing (demande d'info, demande photos réparation)
Cancel MRT Order: annuler la demande dans le cas au les travaux ne seront plus effectués.
2. Contrôler les données véhicule/contrat
1. depuis une fiche véhicule, commande planifiée ou commande atelier, double-cliquez sur la fonction spéciale MRT, Check Contract
2. ouvrer l'aperçu des données via la fonction Show contract information ou via le lien vérifier le contrat visible dans le factbox MRT Contract Information
L'aperçu qui s'affiche rends visible toutes les données du contract lié au véhicule, les mêmes données que sont visibles dans MRT online.
3. Préparation du dossier et transmette la demande d'approbation
Les données de la commande doivent parvenir d'ISPA ou AIR vu que les infos dans MRT sont reconnus sur base des paquets de BMW. Toutes info sera envoyé au niveau des tâches lié au client facturation et selon les MO's et pièces liés au tâches de la commande. Il est donc impératif que les règles et tâches sont configurées correctement et que le client facturation soit connu sur les tâches. Les règles qui ne sont pas liées correctement ne pourront donc pas être envoyé et peuvent retourner sous MRT dans le code 7777 - code analyse.
Dès que les données sont disponible sur l'OR, la demande peut être faite via la fonction spéciale Ask Approval.
Pour la majorité des demandes, une approbation sera donné par défaut, le statu s'affichera directement après l'utilisation de la fonction spéciale. Si des données ne sont pas accepté par défaut par la SL, le statu changera vers 'En traitement par SL'. Ceci indique qu'ne action manuelle de la SL doit se faire.
Il sera alors necessaire de rafraichir de temps en temps le status du dossier via l'aperçu Show Approval Information. Ceci via la fonction spéciale qui se trouve dans le ruban de l'apercu sous Actions - Get Status
L'info sera ensuite actualisé et s'affichera également dans les factboxes sur la commande.
Les status suivant sont possible après avoir envoyée une demande d'aprobation:
Nouveau
Modifié
En traitement par SL (défaut après avoir fait une demande)
Non accordé; contacter SL
Refusé par SL
Non accordé; modification exigée
Non accordé; SL vous contacte
Expiré
Accord expiré
Non accord expiré
4. Communication entre DMS et SL
Selon le contenu/type dossier, il est possible que la SL demande plus d'info ou vous envoie des commentaires. Ceux-ci seront visible dans l'aperçu sous l'onglet MRT order comments (après avoir actualisé le status).
Ceci est une partie qui permet de discuter au sujet de ce dossier, comme s'est le cas sur MRT online. Depuis le ruban - Actions vous avez plusieurs possibilités pour fournir plus d'information.
Send attachment: tout documents (PDF, photo's ou autre données comme pièce jointe)
Send comment: fournir plus d'info ou réponse vers SL via texte
Attention: ces fonctions peuvent uniquement être utilisés si la SL vous ait demandé plus d'info ou dans tout les cas au le status du dossier et different de 'en traitement par SL'. Il est impossible d'envoyer un commentaire/document dans ce status. Il faudra alors attendre une réponse de la SL.
5. Contrôle final et validation du dossier
Une fois les travaux terminées, la commande peut être préparée pour facturation. Ici rien ne change vis-à-vis une facturation normale. Il faut uniquement tenir compte du fait que les dernières modification faite sur la commande soient approuvés par la SL. Actualiser donc encore une fois le status ou faites une MAJ du dossier avant de facturer (Ask approval). Une fois la facture validée, le dossier MRT sera automatiquement clôturé).
Le numéro dossier MRT s'affichera automatiquement sur la facture afin de faciliter le traitement dans REI.
Prochainement le traitement de la facture se fera automatiquement vers REI. Plus sur ceci bientôt.
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