Table des matières

1. Réglages

1.1.      Création d'un calendrier de société

1.2.      Entretien du calendrier de société et remplissage des jours fériés

1.2.1.       Jours fériés uniques

1.2.2.       Activités périodiques

2.1. Création de modèles de calendrier personnel

2.1.1. ÉTAPE 1 : Remplissez les champs suivants

2.1.2. ÉTAPE 2 : Cliquez ensuite sur 'remplir modèle calendrier'

2. Fiche de ressource

2.1.      Adapter et compléter le calendrier personnel

 

Lors de la création d'un nouveau collaborateur, vous devez indiquer selon quel horaire ce collaborateur va travailler.  Voir le manuel « comment créer un nouveau collaborateur via l'assistant création salarié/ressource ». À l'étape 4, vous pouvez créer le calendrier personnel.

On peut choisir :

• De copier un horaire depuis un salarié existant.
• On peut copier un template d'horaire
• On peut créer un nouveau template depuis l'assistant

 

L'horaire, les présences et la capacité d'un salarié sont réglés sur la fiche de ressource. On doit compléter le calendrier personnel pour chaque collaborateur. Ce calendrier personnel est une combinaison :

• Du calendrier de société (indique les jours de fermeture généraux)
• Des absences

Les deux doivent donc être réglés et créés.

 

 

1.    Réglages

1.1.           Création d'un calendrier de société

Un calendrier de société permet d'introduire les jours de fermeture/jours de congé fixes. Dans les entreprises où travaillent par exemple des collaborateurs avec différentes nationalités qui ont des jours fériés différents, on peut donc créer un calendrier de société différent et le lier à leur fiche de ressource.

• Allez sous Départements – Administration – Paramètres application – Gestion du temps – Calendriers société.
• Cliquez sur « nouveau » pour créer un nouveau calendrier de société.

 

• Remplissez les champs suivants
  • Code : introduisez un code
  • Nom : introduisez un nom pour le calendrier de société
  • Date : remplissez une date
  • Jour : donne automatiquement le jour de la semaine
  • Jour férié : cochez cette case s'il ne s'agit pas d'un jour ouvrable
  • Désignation : introduisez une désignation concernant le motif
  • Type tâche : déterminez un type de tâche

ATTENTION : si le calendrier de société n'est pas complété à temps, cela exercera une influence sur la capacité.

 

 

1.2.           Entretien du calendrier de société et remplissage des jours fériés

 

Via le bouton « Maintain Company Calendar Changes », vous pouvez créer et remplir tous les jours fériés. Vous pouvez créer des jours fériés qui sont annuels ou qui tombent toujours le même jour.

Ex. : le week-end de l'Ascension ou Pâques tombent chaque année à une autre date. Il faudra les régler chaque année.  Pour un jour férié comme Noël qui tombe toujours le 25 décembre, vous pouvez le régler 1 fois

 

 

1.2.1.      Jours fériés uniques

• Cliquez sur « nouveau »
• Vous pouvez traiter une nouvelle ligne
  • Date : sélectionnez la date :
  • Jour : apparaît automatiquement lors de la sélection de la date
  • Remplissez la désignation
  • Cochez « jour férié ».
  • Type tâche : si vous le souhaitez, vous pouvez encore remplir le type de tâche, mais ce n'est pas obligatoire.
  • Cliquez sur « ok » pour fermer l'écran.
  • Vous retournez à votre calendrier de société. Cliquez sur « actualiser ». Les jours fériés que vous venez d'indiquer se trouvent dans le calendrier de société.

 

 

 

1.2.2.      Activités périodiques

Lors de l'insertion de jours de congé, vous pouvez indiquer s'il s'agit d'un jour de congé annuel. Via le champ « système périodique », vous pouvez indiquer qu'il revient chaque année.

 

 

2.1. Création de modèles de calendrier personnel.

 

• Allez sous Départements – Administration – Paramètres application – Gestion du temps – Modèles calendrier personnel.
• Cliquez sur « nouveau » pour créer un nouveau modèle.

 

2.1.1. ÉTAPE 1 : Remplissez les champs suivants

• Code : donnez un code au modèle
• Nom : donnez un nom au modèle
• Date : introduisez la date de début du modèle
• Jour : introduisez un jour de la semaine
• Type : sélectionnez Temps standard.
  • Temps standard : est réglé d'office et indique une présence.
  • Absence : indique une absence
  • Mixte : vous pouvez introduire tant des présences que des absences dans le modèle.
• Pause : remplissez la pause. Si vous cliquez dessus, un nouvel écran s'ouvre afin que vous puissiez sélectionner la pause.
  • Cliquez sur nouveau pour créer une nouvelle pause. Si les heures de la pause sont déjà présentes, vous pouvez sélectionner la ligne et cliquer sur ok.
    • Break Begin : remplissez l'heure de début de la pause
    • Break End : remplissez l'heure de fin de la pause
    • QTY : automatiquement remplie lors de l'introduction de l'heure de début et de fin.
    • Type tâche : sélectionnez PAUSE.

 

 

• Temps disponible : le système calcule automatiquement les heures à prester (temps de présence total - la pause)
• Désignation : donnez une propre désignation au modèle.
• Type tâche : remplissez le type de tâche. Lors de la sélection du modèle, ceci est également repris sur la fiche de ressource du collaborateur. Ceci déterminera aussi la capacité dans le planning d'atelier.

 

Vous pouvez créer plusieurs lignes. Si vous voulez créer un modèle où une semaine est un service du matin et l'autre semaine un service de l'après-midi, il est pratique de créer ces 2 lignes.

 

 

 

2.1.2. ÉTAPE 2 : Cliquez ensuite sur « remplir modèle calendrier ».

Cette fonction vous permet de copier vos jours/semaines de sorte que vous n'avez pas à remplir le calendrier manuellement.

 

 

Reference Period : la période de référence que vous souhaitez copier. La méthode la plus pratique est de travailler par semaines.

 

Copy to the following Period : La période pouvant être remplie.

 

ATTENTION : allez assez loin dans le temps. Car si le calendrier s'arrête et qu'il est copié pour un collaborateur, celui-ci n'aura plus de calendrier à un moment donné et par conséquent plus non plus de capacité.

 

Cliquez sur OK et le calendrier est automatiquement complété.  Le modèle de calendrier a été créé et peut désormais être copié sur une fiche de ressource.

 

 

2.    Fiche de ressource

 

Après que la fiche de ressource a été créée, vous pouvez contrôler et adapter la disponibilité et la capacité.

• Allez sous Départements – Ressources – Ressources – Ressources. Vous voyez la liste de toutes les ressources.
• Allez sous « naviguer » et cliquez sur « capacité ressource ».

• Un « nouvel » écran s'ouvre. Vous trouverez un aperçu de toutes les ressources et leur capacité.
• À l'onglet « options de matrice », changez l'affichage en « par année ». Vous obtenez ainsi un aperçu de la capacité des ressources par année. Si, comme dans l'exemple ci-dessous, la capacité pour l'année 2018 est vide, le calendrier personnel de cette ressource doit être adapté.

 

Si aucune capacité n'est indiquée ici, cela signifie que le calendrier n'a pas été complété.

 

 

2.1.           Adapter et compléter le calendrier personnel.

 

Si le calendrier de la ressource n'a pas été complété, cela exerce une influence sur la capacité. Les congés et la maladie exercent aussi une influence sur la capacité et doivent être remplis dans le calendrier personnel de la fiche de ressource du collaborateur.

 

• Sélectionnez la ressource dont vous voulez adapter le calendrier personnel et cliquez sur « calendrier personnel ».
• Vous pouvez aussi ouvrir d'abord la fiche de ressource. Les boutons pour l'adaptation du calendrier personnel sont également disponibles ici.

 

 

 A. Remplir le calendrier personnel au moyen d'un modèle

Dans l'exemple ci-dessous, nous voyons que le calendrier pour ce collaborateur n'a pas été complété plus en avant. Cela signifie qu'il n'y a plus de capacité. Via « import modèle calendrier personnel », vous pouvez compléter le calendrier personnel.

 

Sélectionnez le modèle, introduisez la date de début et la date de fin (allez assez loin dans le temps pour éviter tout problème) et cliquez sur ok.

Le calendrier personnel est automatiquement complété.

 

 

 B. Remplir le calendrier personnel depuis le propre calendrier

Via « remplir calendrier personnel », nous pouvons multiplier le calendrier de la ressource.

Sous la période de référence, nous indiquons la période que nous souhaitons doubler. Il peut s'agit d'1 semaine ou de 2 semaines si la ressource travaille dans un système d'équipes.

Introduisez vers quelle période la période de référence peut être copiée et cliquez sur « ok ». Le calendrier personnel est complété.

 

 

 C. Planification de maladie/congé/cours

Allez sous l'enregistrement des absences et introduisez de quel type d'absence il s'agit.

Remplissez la date de début et la date de fin, et cliquez sur « ok ». Le calendrier personnel de l'individu sera adapté. La disponibilité et la capacité vont diminuer.

 

 

• Via le bouton « absences ressource », vous pouvez consulter un aperçu de toutes les absences, mais vous pouvez aussi annuler une absence si nécessaire.

 

 

 D. Transférer la capacité à une autre implantation.

Il est possible qu'un salarié donné travaille dans 2 implantations. Via le bouton « transférer capacité », on peut adapter la capacité du salarié pour certaines heures et certains jours.

 

 

Via le bouton « statistique des absences », vous obtenez un aperçu de chaque type d'absence et des heures d'absence jusqu'à ce moment-là.